Co spędza sen z powiek społecznikom? Brak
funduszy, brak chętnych do współpracy, nieprzychylność urzędników. Być może.
Jednak ważnym deficytem, z którym zmagają się na co dzień osoby zaangażowane
społecznie jest brak czasu. Goniące terminy składania wniosków grantowych,
zaległe maile i spotkania, deadline’y ważnych projektów… To tylko niektóre
bolączki, u podstaw których stoi tzw. niedoczas. Zresztą, symbol
dzisiejszych czasów, znany dobrze każdemu z nas.
W przeciwieństwie do pozostałych problemów,
jakie napotyka na swojej drodze społecznik, niedobór czasu da się dość łatwo
opanować. Doba ma przecież dla każdego tyle samo godzin - tylko od nas zależy,
jak ją wykorzystamy. Od tego, jak zarządzamy własnym czasem, jakie
priorytety sobie wyznaczamy czy skupiamy się na jednym zadaniu czy może
preferujemy multitasking. Istnieje kilka prostych sposobów, które
pomagają skutecznie zaoszczędzić czas lub spożytkować go w bardziej efektywny
sposób. Oto kilka inspiracji, od których warto zacząć świadome zarządzanie
własnym czasem:
1. Zasada 2 minut
Pierwszą zasadą, którą warto znać i do
której warto się stosować jest reguła 2 minut. Na czym polega? Otóż na
tym, by sprawdzać każdorazowo, czy zadanie, które mamy do wykonania zajmie nam
mniej niż 2 minuty. Jeśli tak - wykonywać je od razu, jeśli nie - wykonywać je
od razu lub odłożyć na później i wpisać na listę zadań. Odkładanie na później
drobnych czynności takich, jak odpowiedź na maila, opłacenie rachunków,
umówienie się na spotkanie, powoduje niepotrzebne spiętrzenie obowiązków, które
moglibyśmy mieć dawno z głowy. Warto wypracować w sobie nawyk
natychmiastowej realizacji takich drobnych obowiązków. Dzięki temu, zyskamy
więcej przestrzeni w naszym kalendarzu na zadania wymagające czasu i wysiłku.
Spróbujcie, to rzeczywiście działa i pozwala zaoszczędzić wiele cennych
minut w ciągu dnia.
2. Metoda Pomodoro
To technika wymyślona przez Włocha - Francesco
Cirillo, dla którego inspiracją stał się kuchenny minutnik w kształcie pomidora
(w języku włoskim słowo pomodoro oznacza pomidora). To prosta metoda
zarządzania czasem, u podstaw której leży stworzenie listy zadań i
przeniesienie ich na papier według kryterium ważności. Drugim krokiem jest
nastawienie kuchennego minutnika, stopera czy innego czasomierza na 25 minut.
Przez ten okres powinniśmy maksymalnie skupić się na wykonywaniu pierwszego
zadania z listy, wyłączając wszelkie rozpraszacze (Facebooka, telewizor,
aplikacje internetowe). Po 25-minutowej sesji rozdzwoni się dzwonek oznaczający
krótką, 5 minutową przerwę w pracy. To przerwa, w trakcie której możesz
sprawdzić pocztę mailową, zaparzyć sobie kawę czy zadzwonić do przyjaciela. Po
przerwie wracasz do pracy nad zadaniem na kolejne 25 minut. Cały cykl Pomodoro
powinien liczyć cztery 25-minutowe sesje przeplatane 5-minutowymi pauzami. Po
zamknięciu cyklu następuje dłuższa, około półgodzinna przerwa na regenerację
sił. Metoda Pomodoro znakomicie sprawdza się u osób, które mają problem z
samodyscypliną podczas pracy, uciekają w rozpraszacze takie jak poczta mailowa,
rozmowy przez telefon czy internet. Dzięki jednakowym interwałom czasowym
łatwiej jest nam się skupić - wiemy bowiem, że po intensywnym wysiłku
intelektualnym czeka nas zasłużona przerwa i nagroda w postaci sprawnie
wykonanego zadania.
3. Odpowiednie proporcje między pracą a
odpoczynkiem
Wypoczęty umysł to efektywny umysł. Steve Covey
- nauczyciel zarządzania opisał w swojej książce „7 nawyków skutecznego
działania” tzw. fazę ostrzenia piły, czyli czas potrzebny na regenerację
sił. Jest nam on niezbędny, by skutecznie stawiać czoła wyzwaniom.
Niektórzy szczycą się tym, że pracują po kilkanaście godzin na dobę lub
zarywają noce nad projektami. Zastanówmy się jednak, czy są skuteczni?
Przemęczony mózg stopniowo traci możliwość koncentracji. Po 40 minutach
skupienia na zadaniu obowiązkowo powinniśmy zrobić sobie przerwę na odpoczynek.
Tylko praca przeplatana odpowiednią dawką relaksu ma sens. W przeciwnym
razie, stajemy się mało twórczy i nieefektywni.
MERYTORYCZNY SPOŁECZNIK
16.08.2016
