Oczywiście kluczowy jest dobry pomysł, ale pamiętajmy, że prosimy firmę czy instytucję, ale w rezultacie zawsze konkretnego człowieka o to, by dał nam swoje pieniądze. Musimy nie tylko sam pomysł, ale także siebie jako osobę, która będzie promować sponsora, pokazać z jak najlepszej strony. Najlepiej w momencie tworzenia oferty sponsorskiej postawić się trochę na miejscu tej drugiej strony. Każdy z nas jest konsumentem, podejmuje decyzje zakupowe. Jeśli bluzka, którą chcemy kupić, ma jakieś wady, dziury, jest krzywo uszyta lub z bardzo kiepskiego materiału, to często nawet po przecenie nie będziemy chcieli jej kupić. Wybierzemy droższą, ale taką, w której dobrze wyglądamy i która będzie nam służyć jakiś czas. Pamiętaj, że najprawdopodobniej Twoja oferta jest jedną z wielu, które wpłynęły na biurko osoby decyzyjnej. Wyróżnij się – ale nie krzykliwością, a profesjonalizmem przygotowanej propozycji.

1. Opisz swój pomysł. Jasno, konkretnie, bez zbędnych szczegółów i opisywania całej drogi myślowej, jaką przeszedłeś zanim projekt się skonkretyzował. Napisz, do kogo będą skierowane Twoje działania, ile osób weźmie w nich udział, jaką konkretną potrzebę zaspokoją. Na jakiej podstawie zakładasz, że w ogóle ktoś będzie nią zainteresowany (mocne zalety projektu)? Jeśli planujesz warsztaty, to przedstaw tematykę – może być niezgodna z linią firmy (sprawdź wcześniej, czy nie kłóci się ona z polityką przedsiębiorstwa)
2. Przedstaw siebie. Szczególnie, jeśli będziesz zaangażowany w projekt np. jako prowadzący warsztaty – przedstaw swoje kompetencje i informacje, które mają wpływ na podniesienie atrakcyjności oferty. To, że masz liczne inne zainteresowania pozostaw tym razem dla siebie, ale jeśli np. potrzebujesz pieniądze na zorganizowanie koncertu, a masz już doświadczenie w tej materii – pochwal się nim koniecznie.
3. Przedstaw współpracowników – ale tylko wtedy, jeśli to są istotne dla sponsora informacje.
4. Podaj kwotę, o jaką prosisz. Wydaje się to oczywiste? Zdziwiłbyś się, jak wiele ofert nie zawiera tej kluczowej informacji. Wszystko, co zmusza potencjalnego sponsora do zadawania pytań i doprecyzowania informacji, zmniejsza Twoje szanse na pozytywną odpowiedź.
5. Przedstaw KONKRETNĄ ofertę sponsorską. Napisz jak najdokładniej, co oferujesz w zamian za przekazane pieniądze – gdzie będzie eksponowane logo sponsora, jakie materiały może przekazać dla uczestników i w jakiej formie. W jakich mediach ukażą się informacje o wydarzeniu, na jakich (oczywiście wszystkich, ale ulotkach, plakatach itd.) materiałach promocyjnych będzie informacja o sponsorze. Nie zapomnij o relacji z wydarzenia i dokumentacji fotograficznej (filmowa też mile widziana), którą sponsor może wykorzystywać we wszystkich swoich materiałach.
6. Podaj swoje dane kontaktowe.
7. Jeśli tym razem się nie udało, a będziesz chciał spróbować ponownie np. za rok, to nie wysyłaj identycznej oferty (a już na pewno nie z takimi samymi brakami czy błędami). Masz większą szansę na zirytowanie potencjalnego sponsora niż zdobyć przychylność.

Jeśli uda Ci się pozyskać sponsora, to nie zapomnij o niego naprawdę dbać. Swoimi działaniami i podejściem pracujesz na kolejne projekty – będziesz miał większe szanse nie tylko u tego samego sponsora, ale także u innych. Wieść o tym, kto potrafi o sponsora zadbać roznosi się szybciej niż myślisz. Sponsorowi zależy na promocji marki i kojarzeniu jej z wydarzeniami budzącymi pozytywne emocje wśród uczestników. Nie zapominaj o tym ani na chwilę.